איך להרים פרויקט בשתי רשימות

לפני מספר ימים התקשר אלי מישהו שעבדתי איתו לא פעם בנושאים שונים של דחיינות והתארגנות.

הוא צריך להקים חדר עבודה בתוך הבית שלו, כך שיוכל לקבל אנשים. כבר חודשים שהוא בפרויקט הזה ולא מצליח להתקדם איתו.

היו לו הרבה מכשולים: כל רעיון שלו נקטל על ידי הסובבים אותו, כל החלטה היתה קשורה בהחלטה אחרת (איפה הוילון, איפה הרהיטים, לבנות קיר גבס..) בקיצור הוא היה משותק.

מי שמכיר את דרך העבודה שלי מכיר את החיבה שלי לדרך הקאיזן, דרך אימון אישי  לפי שיטת הצעדים הקטנים.
כאן היה ברור שאני צריך לארגן לו שיטה פשוטה וברורה, כזאת ש:

  • תעבודה
  • אפשר להבהיר אותה בטלפון, 
  • אפשר לעקוב אחרי בטלפון/ מייל.

שאלתי אותו :מה הדבר הקטן ביותר שאתה יכול לעשות כרגע ואפשר לרשום אותו?
התשובה שלו היתה: לארגן את החדר...

תשובה שהבהירה לי שהוא ממש במצוקה ולא מסוגל לחשוב. 

הכנת שתי רשימות
ביקשתי ממנו להכין שתי רשימות. 

רשימה ראשונה - מה אפשר לעשות עכשיו שלא תלוי בשום דבר
  • כלומר מה אפשר לעשות באופן מיידי

רשימה שנייה - מה צריך לעשות אבל אחר כך ולא עכשיו. 
  • מה לא ניתן לעשות עכשיו, אבל צריך להיעשות בהמשך,
    • למשל אחרי שיתקבלו החלטות נוספות
    • אחרי שיקרו דברים אחרים...
    • משהו גדול מידי לעשיה ברגע זה


כאן ביקשתי ממנו שיתאר כל מה שצריך לעשות. וניסינו לחלק כל דבר לשתי רשימות. 

דוגמאות לדברים שצריך לעשות
  • לבנות קיר גבס - שייך לרשימה שניה - צריך להחליט האם להקים, ואם כן איפה בדיק
  • לקנות פוסטרים מתאימים הקשורים לעבודה - ניתן לעשות עכשיו - שייך לרשימה הראשונה (אבל עדין לא לתלות)
  • לקנות תמונה אסטטית - שייך לרשימה השנייה - צריך לראות איך החדר יתקבל ואז להחליט איזה תמונה לקנות
  • לקנות כיסא מיוחד לעבודתו - הוא ידע בדיוק איזה אז שייך לרשימה הראשונה
  • לקנות צמחיה - הוא הכיר בדוק את התאורה ואת המקום, וידע מה הוא רוצה - שייך לרשימה הראשונה - רק חלקית כי ידע רק על שני דברים שרצה לקנות והשאר צריך להחליט
  • התקנת פעמון - שייך לרשימה ראשונה
  • שטיח - רשימה שנייה
  • להרכיב ארון ספרים  - שייך לרשימה הראשונה (מתחלק לתת צעדים: לבקש עזרה מחבר לבניה)
  • ועוד
  • ועוד
כך ישבו וכתבנו את הרשימה.

הרעיון
הרעיון ההוא מאוד ברור. 
  • להניע לפעולה - לעשות דברים אפילו קטנים שיגרמו 
    • גם לדברים לקרות (כלומר הקמת החדר תקרום עוד וגידים)
    • הרגשת הצלחה שתעודד המשך פעילות בעתיד

יש לשים לב שלא דיברתי איתו על מטרות, יעדים, ניהול זמן וכד'... 
רק שתי רשימות.. זה מספיק

תוצאה
למחרת קיבלתי מייל על מספר דברים שנעשו (אחרי תקיעות של חודשים)
לאחר מכן טלפון על עוד דברים שנעשו.

להרים פרויקט בשתי רשימות
מדובר על דרך מצוינת אשר עוסקת בצעדים קטנים ומאפשרת להתקדם ולהרים את הפרויקטים שרוצים להרים אותם. 
מדובר על דרך שאפשר בהחלט לעשות לבד ואין צורך להיעזר במאמן אישי. (למרות שזה כמובן יכול לעזור).


איך לזכור לעשות בדיקות רפואיות תקופתיות ולהפסיק לדחות

אחד הדברים שדחיינים, וכאלה עם בעיות התארגנות, הפרעת קשב (ADD, ADHD) ועוד נוהגים לעשות הוא לדחות את הטיפול בבעיות רפואיות לא דחופות, לדחות כל דבר שקשור בפעילות רפואית מונעת.
כשאני אומר לדחות אני מתכוון גם בלישכוח:  מאוד קל לשכוח לעשות בדיקות רפואיות תקופיות

בפעילות רפואית מונעת שדחיינים נוהגים לדחות אפשר למנות:

  • בדיקה תקופתית אצל רופא שיניים (פעם בשנה או בחצי שנה)
  • הליכה לשיננית (פעם בחצי שנה או שנה או שלושה חודשים)
  • בדיקות דם תקופתיות (פעם בשנה)
  • בדיקת רופא עור (מי שצריכים)
  • ועוד
  • ועוד
ואכן קל מאוד לדחות את הפעילויות הללו. מדובר על פעילויות שהן לא דחופות (למרות היותן מאוד חשובות), אף אחד לא יושב עליכם לעשות אותם, עושים אותן פעם בהרבה מאוד זמן, בקיצור הסיכוי הוא שדחיינים לא יעשו אותם היא מאוד גדולה. 

 אפשר לטעון (ובצדק יחסי) שמדובר על פעילות שקשה לעשותה בגלל ניהול זמן לקוי.
אחת הדרכים המצוינות שיכולות לעזור שלא לדלג על הפעילויות החשובות הללו בתחום הרפואה המונעת ולהתגבר על הדחיינות היא להשתמש ביומן אלקטרוני מסוגים שונים.
אני אוהב להשתמש בגוגל קלנדר, אבל כמובן שאפשר להשתמש בכל תוכנה אחרת. 

ניקח לדוגמא בדיקת דם תקופתית שאני עושה אותה מידי שנה. 
אני רושם לי ב google calendar את התאריך האחרון שהייתי בו (תחילת ספטמבר) ומשם אני עורך לעצמי התראה מידי שנה (דבר שקל מאוד לעשות ביומנים מהסוג הזה), אני יוצר לעצמי תזכורת חודש לפני, שבועיים לפני, שבוע לפני...
מכיוון שבדיקת דם אין צורך לקבוע תור ארוך (בקופת חולים שלי לפחות) אז אני רושם לי את התאריך רק כשבוע לפני. 
דהיינו אני רושם לי את התאריך שצריך לקבוע את התור.

תור לרופא עור אני רושם לעצמי לקבוע כחודש לפני התור. וגם פה אני נותן לעצמי התראות אוטומטיות (שיגיעו לאימייל) חודש לפני, שבועים לפני, שבוע לפני, חמיש ימים לפני...

בקיצור... מי שמשתמש בטכניקה הזאת יש סיכוי סביר שהוא יזכור לעשות את הבדיקות התקופתיות הכל כך חשובות ולהתגבר על הדחיינות שלו. 

באיזה אסטרטגיות אתם אתם משתמשים בכדי לדחות דברים? וגם תרגיל למיגור דחיינות

דחיינים משתמשים בדרכים מגוונות,בשביל לדחות דברים. 
מומחים מציעים אינספור אסטרטגיות להתמודדות עם דחיינות החל מהכנת רשימות פשוטות ועד למודלים משוכללים. 
לעתים דרך מסוימת עובדת עבור דחיין מסוים, הופכת אותו לדחיין לשעבר לכמה זמן, אולם אחרי זה הדרך איכשהו מפסיקה לעבוד. 

אחת הצורות שראיתי שהיא עובדת זמן רב, ועוזרת לדחיינים היא פשוט לנסות ולהכיר להם את אסטרטגיית הדחיינות שלהם. 

כן. פשוט לשקף להם את האסטרטגיה הספציפית שלהם למוסס את הדברים, לא לעשות דברים וכד'...
כאשר משקפים לדחיינים את האסטרטגיה שלהם התגובה המידית היא תדהמה או פליאה, ומיד טוב. אז מה? מה הטעם? או מה עושים?

אבל העניינים הם הרבה יותר מורכבים.
אחרי שאנחנו מכירים את אחת מאסטרטגיות הדחיינות שלנו, הרעיון הוא להישאר איתה, להכיר אותה, לתת לידע שלנו לחלחל, לראות את דרך שבה אנחנו רגילים לדחות דברים נכנסת בכל אחד מהדרכים שבהן אנחנו משתמשים. 

אחרי שנותנים את זמן להכרות עם האסטרטגיה זאת (ורק אחרי שנותנים זמן) רק אז זה הזמן לעשות שינוי, (עדיף שינוי עדין). 

ולסיום תרגיל למיגור דחיינות:
חפשו את הדרך שבה אתם נוטים לדחות דברים. איך אתם עושים את זה. 
חפשו דברים פשוטים כמו 
  • שאתם צריכים לעשות משהו אתם הולכים לראות טלוויזיה
  • אתם עושים טלפונים לא הכרחיים
  • אתם...
ואז תראו לפחות שבועיים שלושה איך זה קורה. 

כן, פשוט תלמדו את המנגנון שבו הדחיינות קוראת. 

אחרי הדרך תראה את עצמה....

בהצלחה
:)