דברים קטנים שגוזלים את הזמן: להפסיק לדחות לרכוש מיומנויות ולנהל את הזמן טוב יותר

איתור נושא העבודה באופן כללי
כאשר אני עובד עם אנשים על שינוי דפוסי הדחיינות שלהם בחיים, אני עובד כמובן על התחומים המרכזיים החשובים להם.
יחד עם זאת, מידי פעם אני מבקש לקחת משהו "פשוט" יחסית, כזה שכמעט ולא נראה כקשור לדחיינות, ולעבוד עליו.

באופן דומה אני עובד עם ניהול זמן. כאשר אני מבחין שיש נושא שגוזל ממני או מהאנשים שעובדים אתי מעט זמן, אבל באופן  קבוע, אני מנסה לעודד אותם להפסיק להגרר לדפוסי הדחיינות שלהם, ולעבוד על נושא זה.

כפי שכתבתי באחד הפוסטים: ניהול זמן לוקח זמן  אולם יש לזכור שלעתים קרובות זה זמן ששווה להקדישו, מכיוון שלאורך מספר חודשים הזמן ההשקעה יוצאת כדאית.

דוגמה: שיפור משהו קטן, דחיינות ושיפור ניהול זמן

נניח שמידי יום (או כמה ימים) אני נכנס לאתר מסוים שמבקש ממני ססמה. זה יכול להיות משהו שקשור לבנק, לחשבון ההשקעות שלי בבורסה וכד'.
מדובר בחשבונות שלרוב לא רצוי לשמור אותם על הדפדפן, כך שאני צריך להקליד את הססמה כל יום.
הססמה עשויה להיות מורכבת ממספרים/ אותיות וכד'.


מה שהרבה אנשים עושים במקרה זה:

  • רושמים לעצמם ביומן/קובץ וורד את הסיסמה ובכל יום מסתכלים שוב ושוב על הססמה - לוקח זמן מצטבר מידי יום
  • מוותרים על בעיות האבטחה ומבקשים מהדפדפן שישמור להם את הססמה.- בעיות אבטחה
שתי הפעילויות לא טובות. 

פתרון אחר

ומה היה קורה אילו אנשים היו מקדישים שעתים בשבוע בזמנים נוחים בשביל ללמוד את הססמה הארוכה?
לדעתי היו מרוויחים  מספר דברים:
  • פותרים את בזבוז הזמן בלמצוא את הססמה ובלהקליד אותה
  • נהנים מזה שהצליחו ללמוד משהו בעל פה, ושיפרו את השיטות לשיפור הזיכרון שלהם. 
ישנם אינספור דוגמאות לדברים שהיינו יכולים להקדיש להם זמן עכשיו ולחסוך הרבה זמן אחר כך:
  • אם אתם פותחים כל פעם מסמכי וורד ורושמים אותם דברים (לוגו וכד') אפשר להשמש בתבנית או במאקרו וורד
  • אם אתם כותבים אתרים בגוגל סייטס אתם יכולים להשתמש בתבניות גוגל סייטס
  • אם אתם מזמינים בסופר את אותה הזמנה או שהולכים למכולת וקונים את אותם דברים, אתם יכולים לכתוב להם רשימה קבועה
  • בעיה במחשב שעובד לאט, יתכן שצריך להזמין טכנאי מחשבים/ לפרמט את המחשב/ לקנות מחשב חדש ועוד - במיוחד עם הבעיות במחשב לוקחות לנו זמן
  • ועוד
לסיכום
זכרו, הרעיון הוא לאתר משהו קטן שגוזל זמן, ולנסות לסדר אותו/ לארגן אותו/ לשפר מיומנות שקשורה אליו. 
לרוב שיפור המיומנות או תיקון הבעיה יקחו זמן, אבל לאורך זמן מדובר על זמן ששוה להקדישו. 

איך לארגן דברים עכשיו שאולי נצטרך אותם עוד שנה/ שנתיים/ שלוש (לקטלג)

איך לארגן רשימות / דברים שצריך שאולי נצטרך בעתיד
לאחרונה התלונן בפני אחד המאומנים שלי על כך שהוא לא מצליח לקטלג דברים לטווח ארוך.
שאלתי אותו במה דברים אמורים. הוא נתן לי דוגמאות של:

  • הלוואה שהוא לקח - איך לזכור את כל תנאי ההלוואה עוד שנתיים - אולי הוא ישכח
  • ספרים שהוא נתן לחברים- הוא אומנם רשם אותם אבל לא תמיד זוכר איפה הרשימה
  • ססמה לאתר שהוא נרשם אליו - אולי יצטרך אותה בעתיד

לזה אני אוסיף מספר דוגמאות נוספות:
  • סיכום שיחה שהייתה - שלא בטוח שנזכור את תוכנה בעוד שנתיים
  • פרטים  על קניות שעשינו שאולי נצטרך את הפרטים שלו (מפרט מחשב, מפרט זיכרון נייד וכד')
  • הלוואות שנתנו לחברים/ תלמידים/ מאומנים...

המשותף לכל הדברים האלה שזה דברים שלא בטוח שנצטרך אותם בעתיד, אבל אולי כן נצטרך אותם. 
אז איך אפשר לשמור דברים שאולי נשתמש בהם ואולי לא...

הפתרון הוא פשוט מאוד. וקשור לגמייל, האימייל של גוגל, 

איך לזכור דברים שאולי נצטרך בעתיד

ראשית, אם אין לכם את ג'ימייל, אז תפתחו תיבת גימייל

לאחר מכן, בכל נושא שרוצים לזכור, יש לפתוח הודעה ולשלוח אותה לעצמנו (לתיבת האימייל שלנו).
בתיבת המייל לכתוב את כל הנתונים שצריך לזכור בצורה כמה שיותר מפורטת (והרבה יותר מזה):
  • בגוף ההודעה יש לרשום את שמות כל האנשים והכינויים שקשורים לזה (כולל שמות משפחה) -  (למשל יוסי שלומי, חייב לי כסף, סכום )
  • לרשום את התאריכים (למשל: ההלוואה ניתנה ב 2009, בתאריך 22.5)
  • לרשום את כל הפרטים הרלוונטים (נתתי לו את ההלוואה, כי לא היה לו כסף, והוא היה חייב את זה לסגור את המינוס שלו...)
  • לרשום את כל הפרטים הרלוונטים כולל כל מילות המפתח שקשורות
  • לבסוף לשלוח את ההודעה לעצמכם
איך נמצא עוד שנתיים
לאחר מכן עוד שנתיים (או חודש/ חמש שנים, עשר שנים..)  אם מחפשים משהו כזה, אז  מחפשים אותו ב gmail.

קל למצוא אותו בגימייל,  כי מספיק שנרשום את השם המלא ואז נקבל את ההודעה, או אם אנחנו לא זוכרים נחפש את הנושא וכד'. 
בקיצור קל יחסית למצוא את ההודעה ששלחנו לעצמנו עם כל הפרטים.

בדרך הזאת יש אפשר לשמור כל דבר שנרצה, מבלי לדאוג שנאבד אותו. 
שיטה פשוטה, אלגנטית.. ויעילה.

טיפ מה עושים עם הכנת רשימות "מה לעשות" כשבפועל לא עושים שום דבר שכתוב בהם

חלק מהדחיינים מכירים את המצב שבו הם עושים רשימת דברים לעשות, אבל לא עושים כמעט כלום מכל מה שכתוב ברשימות.
למחרת שוב עושים רשימת דברים לעשות.. אבל לא עושים כלום
למחרת...

מעבר לזה שלא עושים הרי שהרשימות נערמות, נערמות, ולבסוף נאבדות.

כמובן שיש הרבה אסטרטגיות להתמודדות עם דחיינות ברשימות, בפוסט הזה אני רוצה לעודד אותכם לעשות רשימות במחשב. אני מעדיף לעשות אותם בגוגל סייטס (להסתכל על בניית אתר אישי בגוגל סייטס) אבל זה כמובן יכול להיעשות בכל צורה ובכל בפלטפורמה.

הרעיון הוא פשוט להמשיך ולעשות את הרשימות, לעתים להצליח לעשות מה שרשום בהם ולעתים לא.
יחד עם זאת בכל מצב הרשימות נשארות. בבעתיד, שיהיה כוח, אולי עוד שבוע/ חודש/ חודשים... יהיה אפשר לעבור על כל הרשימות (שלא יאבדו כמובן כי הם על המחשב) ולראות  מה עוד צריך לעשות...

בדרך הזאת הרשימות מקבלות משמעות נוספות גם אם לא עושים שום דבר שכתוב בהם: בעתיד יהיה אפשר להשתמש בהם.
וזה הרעיון: להמשיך ולעשות את הרשימות על המחשב, בעתיד לרכז אותם ולבדוק מה יש לעשות.